КЭДО — это что такое и зачем нужен электронный кадровый документооборот в 2025 году

Цифровизация затронула все сферы бизнеса, и кадровый документооборот — не исключение. Всё больше компаний отказываются от бумажных трудовых договоров, заявлений, приказов и анкет в пользу электронной формы.
В этом контексте всё чаще звучит аббревиатура КЭДО. Что это такое, как работает электронный кадровый документооборот, и почему его внедряют даже те, кто раньше держался за «бумагу» — разбираем подробно.

Что такое КЭДО

КЭДО — это кадровый электронный документооборот. Это система, при которой все ключевые кадровые документы формируются, согласуются, подписываются и хранятся в электронном виде.
От бумажной формы остаётся только цифровой эквивалент, обладающий такой же юридической силой, при этом экономящий время, пространство и ресурсы.

КЭДО охватывает весь цикл работы с персоналом — от приёма на работу до увольнения, включая отпуска, командировки, изменения условий договора, выдачу справок, подписание инструкций и многое другое.

Какие документы переводятся в КЭДО

Электронный кадровый документооборот позволяет перевести в цифровой вид:

• трудовые договоры и допсоглашения;

• приказы о приёме, переводе, увольнении;

• заявления работников (на отпуск, справку, увольнение и др.);

• служебные записки, графики отпусков;

• акты о нарушениях, объяснительные;

• соглашения о неразглашении, материальной ответственности;

• уведомления, анкеты, опросы и прочие кадровые формы.

При этом все документы подписываются электронной подписью — как со стороны работодателя, так и со стороны сотрудника.

Какие подписи применяются в КЭДО

Для работы с КЭДО применяются:

• УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) — для руководителя и главных должностных лиц.

• УНЭП (усиленная неквалифицированная подпись) — для сотрудников, которые подписывают документы на основании МЧД.

• ЭПС (простая электронная подпись) — в некоторых случаях для внутренних уведомлений или подтверждения ознакомления.

Как работает КЭДО на практике

1. Сотрудник подаёт заявление или получает проект договора.

2. Обе стороны подписывают документ ЭП.

3. Документ автоматически отправляется в архив и в личное дело.

4. Стороны могут скачать документ в любой момент, а система фиксирует дату, подпись и статус.

Вся работа ведётся через СЭД (систему электронного документооборота) или кадровый портал.

Преимущества КЭДО для работодателя

• Сокращение сроков. Подписание документов занимает минуты, а не дни.

• Уменьшение ошибок. Все поля проверяются автоматически, исключая человеческий фактор.

• Экономия. Снижаются расходы на бумагу, печать, доставку, архив.

• Удалённая работа. Документы можно подписывать из любой точки мира.

• Юридическая сила. Электронные кадровые документы признаются в суде и трудовой инспекции.

• Интеграция. КЭДО можно встроить в 1С, HRM-системы, внутренние порталы.

Преимущества КЭДО для сотрудников

• Возможность работать с документами без визита в офис;

• Удобный личный кабинет для доступа к архиву;

• Прозрачность всех кадровых процедур;

• Уведомления о новых документах и сроках подписания;

• Легальный способ подписать договор даже при удалённой работе.

Законодательная основа КЭДО

С 2021 года в России действует Федеральный закон № 377-ФЗ, который узаконил применение электронных кадровых документов.
С 2022 года действует приказ Минтруда № 320н, регламентирующий формат и правила хранения документов в КЭДО.
Главное условие — соблюдение требований по использованию электронной подписи и информированное согласие сотрудника на переход в КЭДО.

Когда нужно внедрять КЭДО

• При большом количестве сотрудников;

• При работе с филиалами и удалёнными командами;

• При необходимости быстро масштабироваться;

• При переходе на цифровую трансформацию HR-процессов;

• При желании повысить контроль и снизить бумажную нагрузку.

Заключение

КЭДО — это не просто цифровая альтернатива бумажной подписи. Это полноценный инструмент управления персоналом в современном формате: удобный, быстрый, юридически значимый.
Для компаний, которые планируют расти, оптимизировать процессы и работать прозрачно — внедрение КЭДО уже в 2025 году не просто желательно, а необходимо.